Þarfagreining og áætlanagerð í upplýsingatækni
©2002, Lára Stefánsdóttir

Byggist á fyrirlestrum sem voru á netinu.

Upplýsingatækni er stór þáttur í skólastarfi í dag. Kostnaðurinn er mikill og margt sem vantar og því þarf að velta hverri krónu fyrir sér og vanda vel til verksins. Greining á þörfum fartölvuvæðingar skólanna er ekki ólík hefðbundinni greiningu á þörfum í tengslum við upplýsingatækni almennt enda er fartölva auðvitað tölva en kostir hennar umfram hefbundna borðtölvu eru að hún er fyrirferðarlítil, hreyfanleg og aðgengileg notanda hvar og hvenær sem er. Fartölvan er oft fyrsta eiginlega einkatölvan þar sem hún er yfirleitt bara notuð af einum sem getur þar af leiðandi haft allt sitt efni innan seilingar og gripið til þess bæði heima og í skólanum.

Þessi grein er byggð á minni eigin reynslu við uppbyggingu upplýsingatækni í skólum undanfarin 10 ár. Það er langt í frá að ég telji mig þess umkomna að vita nákvæmlega hvernig best er að gera hlutina eða hvernig aðrir eiga að vinna þá en vonast til að þessi reynsla nýtist öðrum sem geta þá e.t.v. fengið hugmyndir til að byggja upp sínar eigin aðferðir.

Þarfagreining

Hvað á að skoða? Oft hættir okkur til að skipuleggja ekki nógu vel hvað á að skoða þegar þarfagreining er gerð um upplýsingatækni í skólastarfi. Yfirleitt ræðst fólk í það sem er brýnast eða það upplifir að vanti einmitt núna en horfa ekki á heildina.

Brýnasta málið gæti verið skortur á prentara, skortur á menntun kennara eða eitthvað annað. Í asanum væri stokkið til og keyptur prentari sem passar ekki fyrir kerfið í heild eða ekki hagkvæmur í rekstri eða kennarar undirbúnir undir notkun á hugbúnaði sem síðar kemur í ljós að hentar enganvegin. Mikilvægt er að setja niður fyrir sér einhverja tiltekna heild, skoða síðan nánar þá þætti sem þarf að gera fyrst því annars getur farið fram hjá manni hvernig hlutirnir spila saman fjármunir geta farið til spillis eða nýtast ekki sem skyldi.

Meginþættir í uppbyggingu UT í skólastarfi eru: kennslufræði, vélbúnaður, hugbúnaður, símenntun, nám og kennsla, og önnur störf. Þetta á við um fartölvuvæðingu jafnt og aðra tölvuvæðingu. Í einum sænskum þróunarskóla sem ég skoðaði töldu menn að kostnaðurinn skiptist í þrennt og jafnt á hvern lið vélbúnað – hugbúnað – umsýslu og ég er ekki frá því að það sé nokkuð rétt. Skólameistari Menntaskólans á Akureyri Tryggvi Gíslason telur kostnað við UT í skólanum þurfa að vera um 10% af rekstrarkostnaði skólans. Rétt er að hafa fjárhagslegt umfang í huga síðar en ekki þegar þarfagreining er gerð. Í þarfagreiningunni er mikilvægt að einbeita sér að þörfum stofnunarinnar og gefast ekki upp fyrirfram þó eitthvað geti hamlað því að markmiðið náist. Mikilvægt er að gera sér grein fyrir þeirri stöðu sem talin er ákjósanlegust. Annars sjá menn ekki heildina og oft fer fjármagn í súginn því ekki er hugsað til enda hvernig menn vilja haga upplýsingatækninni. Síðar má skera niður miðað við fjárhagslega burði og setja í forgang það sem er brýnast af heildarþörfinni sem er þá orðin þekkt og hægt að vinna að ákveðnum skýrum markmiðum.

Hvernig á að skoða? Hægt er að nota margar leiðir: Skoða og meta aðstæður sjálfur, viðtöl, spurningalistar. Mér þykir best að blanda þessu öllu saman til þess að reyna að ná heildarmynd. Fyrst og fremst þarf að setja niður fyrir sér hvað það er sem á í raun og veru að skoða.

Hvernig á að safna upplýsingunum? Best er að hafa gott skipulag á því hvenær verkið hefst og hvenær því á að vera lokið. Best er að hafa stjórnendur skóla með í myndinni strax frá byrjun og upplýsa þá vel (helst á pappír eða með tölvupósti) hvernig upplýsingaöflunin fer fram. Þannig eru þeir undirbúnir fyrir niðurstöður. Leyfi stjórnenda þarf til að skoða stofnunina. Því getur verið að þeir setji einhver mörk sjálfir sem mikilvægt er að hafa í huga. Ef tími er nægur er best að tala við sem flesta í stofnuninni og reyna að gera sér grein fyrir hverjir eru meginflokkar notkunar. Skrifstofa/stjórnun er augljóslega einn þáttur, bókasafn og stoðþjónusta annar. Síðan er misjafnt hvort nám og kennsla eru skoðuð eftir árgöngum, kennslugreinum, áföngum, hvoru tveggja eða eftir stöðu kennaranna á þessu sviði. Hverjir eru “leiðtogar”, “viljugir”, “hlutlausir”, “mótfallnir”. Oft eru leiðtogar og mótfallnir skýrustu hóparnir en sá hlutlausi stærstur. En sá hópur tekur þátt í UT þegar hann sér tilgang annars ekki.

Ef notaðir eru spurningalistar þarf að gæta þess vel hvernig spurningar eru gerðar og hver ætlunin er að sjá út úr þeim. En spurningalistar eru heil fræðigrein sem ekki er viðfangsefnið hér.

Hvernig á að setja upplýsingarnar fram? Oft er gott að hafa í huga áður en upplýsingum er safnað hvernig menn ætla að vinna úr þeim. Á að túlka þær? Hver túlkar? Á að gera súlurit og línurit? Þarf að gera fjárhagsáætlun? Er misjafnt hvaða vægi hver hefur í stofnuninni? Er hlustað meira á einn en annan? Er til einhver stefna eða markmið sem á að ná? Til dæmis námskrá ráðuneytis, sveitarfélags eða skóla? Stefnuskrá ráðuneytis, sveitarfélags eða skóla? Er rétt að hafa þau markmið í huga við eigin framsetningu? Tengja?

Hvað verður gert við upplýsingarnar? Eru þær verkfæri til að berjast fyrir einhverju sem stofnunin vill ná fram? Mikilvægt er að gera sér grein fyrir því hvers virði upplýsingarnar eru fyrir þá sem fjalla um þær. Vill ákveðinn hagsmunahópur ná einhverju fram og reyna þar af leiðandi að hafa óeðlileg áhrif á þarfagreininguna  Vilja stjórnendur e.t.v. horfa á eitthvað sérstakt sem þarf þá að gæta að skoða vel. Slíkt er gott að hafa í huga í upphafi.

Skýrslugerð Mikilvægt er a hafa stutt yfirlit, en síðan nánari upplýsingar sem fylgjiskjöl eða aðgengilegt á neti. Allir sem að þarfagreiningunni koma þurfa að fá góðan aðgang að niðurstöðunni.

Kennslufræði

Atriði sem þarf að velta fyrir sér eru:

Grundvöllur að öllu starfi í framhaldsskóla er nám og kennsla. Því er nauðsynlegt fyrir þann sem ætlar að byggja upp umhverfi fyrir upplýsingatækni í skólastofnun að hafa vel í huga hvaða starf á sér stað í skólanum. Sé kennslufræðileg sýn þeirra sem stýra upplýsingatækni óljós þá vill það leiða til þess að tölvuumhverfið nýtist kennurum ekki vel í starfi. Mikilvægast er að hlusta og skoða og meta út frá því. Gæta þess að byggja ekki einungis á eigin sýn eða trú á því hvernig hlutirnir nýtast best heldur á því sem nýtist best í stofnuninni.

Upplýsingar um hvernig kennararnir kenna eða vinna liggur oft ekki á lausu. Gott getur verið að líta yfir kennsluáætlanir þeirra því þar endurspeglast oft kennsluaðferðirnar. Betra er að hafa viðtöl við kennara um hvernig þeir kenna og spyrja þá einnig um framtíðarsýn þ.e. hvernig þeir sjá fyrir sér að starfið þróist. Þegar þessum upplýsingum hefur verið safnað saman er gott að bera þetta saman þær þarfir sem birtast við stefnu skólans, skólanámsskrá eða annað sem birtir hugmyndafræði skólans. Hvernig fer það best saman? Síðan er auðvitað ekkert að því að endurspegla eigin skoðun og framtíðarsýn í samhengi við þau gögn sem safnast. Stundum ber við að þeir sem hafa brennandi áhuga á upplýsingatækninni geri þarfagreiningu og noti hana til þess að koma eigin skoðunum á framfæri og berjast fyrir því sem þeir telja mikilvægast. Ef greining endurspeglar ekki raunverulega þörf og skoðanir er hætta á því að hún verði lítils virði. Þó viðkomandi sé fullkomlega sannfærður um að eigin skoðun sé best (og hún er það jafnvel), þá gagnast sú leið yfirleitt best sem starfsmenn geti sameinast um. Þó allir séu ekki sammála þarf að vera næg samstaða til þess að hægt sé að framkvæma verkið.

Auðvitað tekur tíma að vinna þarfagreiningu á þennan hátt og því gefst ekki alltaf kostur til þess. Hinsvegar er best að reyna að skoða eins marga þætti og hægt er og gæta þess að safna ekki bara upplýsingum frá skoðanabræðrum eða -systrum heldur reyna að gera sér grein fyrir hvaða ólíku sjónarmið eru í gangi og móta hugmyndir út frá því.

Tækjabúnaður

Núverandi staða Mikilvægt er að gera sér glögga grein fyrir því hvaða búnaður er til staðar og hvernig hann nýtist. Einnig þarf að gera sér glögga grein fyrir því hvaða þekking er til staðar til að nýta tæknina. Þarf e.t.v. að skoða staðsetningu búnaðar? Breyta henni? Hverju breytir mikil fartölvueign nemenda? Þarf að huga að rafmagni og örbylgjusendum. Er hægt að fækka borðtölvum? Hvaða áhrif hefur þetta hvað varðar húsnæði? Þarf sérstök borð þar sem nemendur geta unnið í götum utan kennslustunda með fartölvurnar sínar?

Vinnur búnaðurinn sem heild? Oft rýkur fólk til og kaupir það sem er brýnast sem ódýrast og telur sig vera að gera góð kaup. Oftar en ekki reynist það rangt. Búnaðurinn passar ekki við það sem fyrir er. Ódýri prentarinn passar ekki við aðra prentara og alltaf þarf að hafa sérstaka tónera eða blekhylki fyrir hann. Ódýra tölvan notar annað stýrikerfi, rekla eða hugbúnað. Ódýri skanninn passar bara við tölvuna á bókasafninu. Og svo framvegis. Umsýsla og viðhald búnaðar er gríðarlega kostnaðarsamt svo ekki sé minnst á tímafrekt. Því getur það sparað til framtíðar að kaupa búnað sem fellur vel saman sem heild þó hann sé dýrari. Það gæti borgað sig verulega til lengri tíma að kaupa aðeins færri hluti og dýrari. Þannig endist hluturinn lengur og kostar minni umsýslu.

Þarf að styrkja grunninn? Þarf nettenging skólans að vera hraðvirkari svo kennarinn í ensku geti tekið þátt í samskiptaverkefnum? Annar miðlari skólans ekki lengur því sem þarf að gera? Vantar nettengingu einhversstaðar?

Hvað vill fólk fá í raun og veru? Oft eru mikil tæknifrík í skólanum sem vilja fá aukinn tæknibúnað. Mikilvægt er að fá rökstuðning fyrir kaupunum, til hvers eigi að nota tækið í stað þess að neita óhugsað. Kennari gæti t.d. viljað taka þátt samskiptaverkefni í félagsfræði. Hvað þarf til þess? Á að gera vefsíður? Bara skrifa texta? Kannski þarf kennarinn bara eldri tölvu með góðri nettengingu. Kannski þarf hann gott teikniforrit og hraðvirka tölvu? Þetta fer allt eftir því hvað á að gera.

Ekki hugsa eins og fátæklingur!!! Þetta verður aldrei of oft sagt. Ef ævinlega er greint og áætlað miðað við að ekkert sé til þá gera menn sér aldrei grein fyrir því hvað þeir vilja hafa í raun og veru. Skammtímamarkmið og skammtímasjónarmið sóa meiri peningum í upplýsingatækni í skólastarfi en nokkuð annað. Ef langtímamarkmið eru skýr er ævinlega hægt að grípa til áætlunarinnar þegar fjármagn gefst. Þannig fellur hver nýr hlutur að heildinni og það sem er brýnast hverju sinni er sett í forgang. Mikilvægt er þó að endurskoða heildaráætlunina og forgangsröðunina a.m.k. árlega. Stjórnendur gera sér til dæmis enga grein fyrir því hvað skortir þegar alltaf er sagt “Það vantar óhemju mikið” eða “Við eigum nánast ekki neitt”. Ef lagður er fram listi og áætlaður kostnaður, vita stjórnendur hvað um er að ræða og eiga betra með að röstyðja þarfir skólans fyrir þeim sem ráða yfir fjármagninu. Þá er einnig mögulegt að setja fram ákveðna tímaáætlun miðað við fjárveitingar skólans.

Hugbúnaður

Atriði sem hafa ber í huga eru atriði m.a.:

Á sama hátt og það er mikilvægt að vita hvað er til af vélbúnaði er mikilvægt að vita hvað er til af hugbúnaði. Eru öll leyfi í röð og reglu? Er hægt að ganga að því hver staðan er?

Uppfærsluréttur Oft er hugbúnaður ekki skráður í skólum. Amstur hversdagsins er mikið og ekki tími til að skrá hjá sér búnað þegar allt er í fullum gangi við uppsetningu. Þannig ferst oft fyrir að ná í uppfærslur og nýjasta efni sem menn eiga kannski fullan rétt á.

Ofangreind upptalning er ekki tæmandi listi en vísbending um hvað þarf að hafa í huga. Mikilvægast er að átta sig á hvaða hugbúnaður er til og hvað vantar. Þetta verður ljósara þegar starfsmenn og nemendur stofnunarinnar hafa tjáð sig um hvað þau vilja gera.

Símenntun

Oft virðast sérfræðingar spyrja kennara hvað þeir kunni og segi þeim síðan hvað þeir eiga að læra. Ég efast verulega um þessa aðferð. Fyrst og fremst vegna þess hvaða manngerðir kennarar eru. Þeir eru stjórnendur í eðli sínu. Þeir stjórna fjölda manns við vinnu á hverjum degi, skipuleggja viðfangsefni, hafa framtíðarsýn, þ.e. hvernig eiga nemendur mínir að vera menntaðir... Enginn segir þeim hvað það er sem þeir þarfnast, þeir gera sér venjulega grein fyrir því sjálfir eða munu ekki nýta nema það sem þeir telja sjálfir að gagnist best.

Eftir talsverðar vangaveltur hef ég lagt einfaldan spurningalista fyrir kennara sem var nokkurn vegin svona:

Kannt þú nóg í ritvinnslu? Já Nei
Ef ekki, hvað finnst þér að þú þurfir að læra?

Kannt þú nóg í vefsíðugerð? Já Nei
Ef ekki, hvað finnst þér að þú þurfir að læra?

Út úr þessu kom heillegur listi yfir það sem menn töldu sig þurfa að læra og námskeið voru haldin í samræmi við það. Þeir sem í upphafi höfðu ekki talið sig á ákveðið námskeið, skiptu stundum um skoðun þegar námsskeiðslýsingin lá fyrir. Námskeið voru stundum endurtekin vegna þeirra sem skiptu um skoðun síðar.

Ég er því mikill stuðningsmaður þess að kennarinn skilgreini sjálfur hvaða námskeið hann vill sækja. Í þessu efni er ekkert rangt og ekkert rétt. Það sem kennarinn vill læra nýtist honum best. Kennarinn veit sjálfur hvers hann þarfnast, hvort sem hann hefur rétt fyrir sér eða ekki þá er þetta grundvallarviðhorf afar mikilvægt. Ef kennarinn hefur ekki trú á því að hann þurfi að læra tiltekinn hlut, mun hann að öllum líkindum ekkert gera með það sem hann lærir þó hann sitji námskeið.

Þó maður sé sannfærður um að kennari þurfi að læra eitthvað þá verður að reyna að sannfæra kennarann um það fyrst.

Jafningjanám Oft er gott að hafa n.k. jafningjafræðslu í skólanum. Í Menntaskólanum á Akureyri voru um tíma málstofur um upplýsingatækni á þriggja vikna fresti þar sem kennarar kynntu hver fyrir öðrum hvað þeir væru að fást við. Málstofurnar tókust mjög vel þó þær væru haldnar utan venjulegs vinnutíma og valkostur en ekki skylda síðar kviknaði áhugi á að hafa efnið víðtækara og fjalla um fleiri málefni.

Námskeið  Möguleikar á námskeiðum eru yfirleitt fleiri en við gerum okkur grein fyrir. Framhaldsskólakennarar geta sótt námskeið hvar sem er og þegar námskeiðið tengist upplýsingatækni þá hafa þeir getað fengið námskeiðið endurgreitt hjá Endurmenntunarstofnun HÍ. Kennararnir hafa venjulega möguleika á ákveðinni upphæð á ári og mikilvægt að afla upplýsinga hjá Endurmenntunarstofnun HÍ fyrirfram hver staðan er. Einnig er hægt að spyrjast fyrir hvort ekki sé hægt að halda námskeið í skólanum sjálfum fyrir kennara hans í stað þess að sækja þau annars staðar en um þetta þarf að semja við stofnunina fyrirfram.

Mikilvægt er að kynna kennurum vel þá möguleika sem eru í boði og gera þeim kleift að sækja námskeið sem hentar þeim í starfi þó það geti kostað tilfæringar ef þeir þurfa að fara frá á meðan á almennri kennslu stendur.

Ég hef sjálf mesta trú á námskeiðum sem fara fram á vinnustað í réttu samhengi við þau viðfangsefni sem kennarar eru að fást við hverju sinni. Stundum er hægt að senda einn á námskeið og fá hann til að kenna hinum þegar heim er komið. Ef margir kennarar vilja t.d. læra vefsíðugerð og enginn kann hana er oft nóg að tveir fari á námskeið og kenni síðan hinum. Með því að skilgreina vel það fjármagn sem er til innan skólans til símenntunar má oft nýta það vel með þessum hætti.

Stoðþjónusta

Stuðningur í kringum upplýsingatækni í skólastarfi þarf að vera í eins föstum skorðum og mögulegt er.

Bókasafnið er oft þekkingarmiðstöð þar sem upplýsingatækni skipar háan sess. Það er oft góð miðstöð til þess og til dæmis oft gott að hafa tölvuver nálægt því. Sérfræðingarnir á bókasafninu eru einmitt of þeir sem vita best hvernig má leita á neti og margt fleira. Mikilvægt er að gera sér glögga grein fyrir hvernig bókasafnið spilar saman við heildina. Áhugi bókasafnsfræðinga í skólunum skiptir meginmáli og því rétt að kanna sýn þeirra á upplýsingatækni. Flestir bókasafnsfræðingar í framhaldsskóla hafa velt þessum hlutum fyrir sér og mótað sér skoðun um viðfangsefnið.

Kennslufræðilegur stuðningur Hvernig eiga kennarar að gera sér grein fyrir hvernig best er að nota upplýsingatækni í tengslum við ákveðin viðfangsefni. Það er ekki einfalt og því mikilvægt að einhver starfsmaður, helst innan skólans eða þjónustumiðstöð skólans, aðstoði kennara við að sjá hvað hægt er að gera með upplýsingatækni til að ná fram markmiðum námskrárinnar.

Tæknilegur stuðningur Kennarar eru oft hræddir við að tæknin bregðist þegar síst skyldi. Best væri að einhver starfsmaður innan stofnunar væri innan seilingar í upphafi og gæti brugðist við ef eitthvað færi úrskeiðis.

Samstarf innan stofnunar Það er gott að skilgreina samstarf innan stofnunar til þess að gera sér grein fyrir því úr hverju er að moða. Er e.t.v. hægt að miðla þekkingu þannig að allir njóti hennar?

Margt annað kemur til greina en mikilvægast í tengslum við þarfagreiningu og áætlanagerð er að gera sér grein fyrir því hvernig kennarinn getur notað upplýsingatæknina í starfi þannig að það sé einfalt og spennandi.

Eins og ég sagði í upphafi þá er þetta efni byggt á eigin reynslu s.l. 10 ár en ég á örugglega eftir að endurskoða það nokkrum sinnum eftir því sem ég læri meira hvernig best er að þarfagreina og byggja upp upplýsingatækni í skólastofnunum. Allar ábendingar eru vel þegnar, bæði til stuðnings þessu efni eða ábendingar um hvað betur mætti fara eða valkosti við þær aðferðir sem ég bendi á.

Þakkir til Björns Sigurðssonar, nemenda á námskeiði fyrir fartölvuleiðtoga og sérstaklega Hildu Torfadóttur fyrir gagnlegar ábendingar um það sem betur má fara. Gallar og villur eru algerlega á mína ábyrgð.

Síðast endurskoðað: 22. september 2002. Lára Stefánsdóttir